Jak pisać maile? Savoir-vivre na uczelni

Mimo że pozornie pisanie maili wydaje się rzeczą wręcz banalną, bardzo łatwo popełnić w tej prostej czynności wiele gaf. Dzieje się tak zwłaszcza w przypadku, gdy nasze wiadomości mają mieć charakter formalny, a więc mają być kierowane na przykład do wykładowców. Jak stworzyć poprawną wiadomość, aby prowadzący zajęcia, Panie z Dziekanatu, a nawet Pani Rektor nie poczuły się urażone brakiem ogłady słownej? Mamy kilka porad, ułatwiających funkcjonowanie.

Tytuł wiadomości

Maile piszemy w różnych sprawach zwłaszcza na studiach. Poprawa oceny? Sposoby zaliczania zajęć? Odwołane zajęcia? Zakres materiału do kolokwium? Materiały potrzebne do napisania pracy? To tylko nieliczne wątpliwości, które przychodzą na myśl studentom.

Jak w przypadku każdej znajomości, ważny jest początek. Warto dobrze dobrać tytuł wiadomości, aby osoba, do której kierujemy nasz mail, miała czytelny obraz sprawy, z którą się zwracamy. Co to oznacza? Że nasz mail najlepiej zatytułować w taki sposób, który od razu wskazuje na to, czego będzie dotyczył, na przykład: „Prośba o informację w sprawie poprawy oceny” lub „Wniosek o stypendium Rektora – prośba o informacje”.

Oficjalny mail – jak zacząć?

Albo… jak nie zaczynać? Językoznawcy przestrzegają przed tak często stosowaną formą „Witam”, która jest niepoprawna, zwłaszcza w mailach formalnych. Dlaczego? Odpowiedź jest prosta – sięgając do korzeni witać może nas gospodarz. O ile przymkniemy oko na fakt, że Rektor, jako przedstawiciel uczelni, a więc przysłowiowy gospodarz, zwróci się w ten sposób do studenta czy pracownika, o tyle studentowi nie wypada napisać tak do Rektora, profesora czy innego wykładowcy bądź pracownika administracyjnego.

Niebezpieczne, choć przez wielu uważane za neutralne, jest stosowanie pozdrowienia „Dzień dobry”. Wielu zaznacza – co jeżeli odczytam wiadomość w nocy? Nie jest to zwrot poważny, zwłaszcza w mailach formalnych.

Najbezpieczniejszą opcją jest stosowanie zwrotów grzecznościowych typu: Szanowna Pani / Szanowny Panie / Szanowna Pani Rektor / Szanowny Panie Profesorze, w liczbie mnogiej – na przykład w sytuacji, gdy mail kierujemy do Dziekanatu, ale nie jesteśmy pewni, czy będziemy rozmawiać z kobietą, czy z mężczyzną, możemy użyć zwrotu „Szanowni Państwo”. Tytulatura ta przydaje się także w mailingu urzędowym.

Treść wiadomości

Ważne jest to, aby swoją sprawę czy prośbę przekazać w możliwie krótki i konkretny sposób. W sytuacjach kryzysowych warto wyjaśnić powód, np. nieobecności. Mimo wszystko należy pamiętać, że niewiele osób jest zainteresowanych łzawymi historiami. Liczą się fakty, zwłaszcza na uczelni wyższej.

Kilka przykładów:

• Chciałabym dowiedzieć się, jaki jest termin oddania pracy zaliczeniowej. Będę wdzięczna za informację.
• Bardzo proszę o informację, czy istnieje możliwość poprawy oceny niedostatecznej z przedmiotu (nazwa). Jeżeli tak, jaką formę zaliczenia Pani przewiduje? Będę wdzięczna za odpowiedź.
• Kontaktuję się, aby dopytać o zakres materiału obowiązującego na najbliższym kolokwium z przedmiotu (nazwa). Proszę o informację.

Zakończenie

Treść wiadomości formalnej najlepiej zakończyć zwrotem: „Z poważaniem” opcjonalnie „Z poważaniem i pozdrowieniami”, a następnie podpisać się imieniem i nazwiskiem oraz rokiem studiów (można dodać tryb kształcenia), np.:

Z poważaniem,

Anna Kowalska

studentka II roku, studia niestacjonarne

Szczegółowość jest ważna dlatego, że dany wykładowca może po prostu nie pamiętać konkretnego nazwiska przy dużej liczbie studentów. Podobnie w Dziekanacie ułatwi to działanie i pozwoli pominąć dodatkową wiadomość z prośbą o szczegóły. Ostatecznie bywa i tak, że na uczelni znajdują się dwie osoby o tym samym imieniu i nazwisku. Liczą się konkrety.